Quels sont les rôles du bureau?
Dans chaque APEL d’établissement, un bureau est élu au sein du conseil d’administration (CA). Il y a alors un président, un trésorier, et une secrétaire, suivi d’éventuels adjoints, vice-présidents… Mais quels sont leurs rôles, et comment peuvent-ils mener à bien leur mission?
Président(e)
- Le président représente l’APEL dans tous les actes de la vie civile, y compris en justice. Il ou elle assure la gestion courante de l’association, signe les contrats, ouvre le compte bancaire (avec délégation obligatoire au trésorier), et siège de droit au conseil d’administration de l’OGEC. Il ne prend cependant aucune décision seul : toutes les décisions sont votées par le conseil d’administration. Son rôle est de mettre en œuvre les orientations collectivement décidées.
- Le président assure le lien entre les parents, les équipes éducatives et les membres du conseil d’administration. Il coordonne les actions, anime les réunions du bureau et du CA, et peut proposer des projets, axes. Toutefois, il n’a pas à être présent partout ni à tout faire. Il est tout à fait possible et recommandé de déléguer certaines tâches. L’objectif n’est pas de tout porter seul, mais d’animer une équipe dans un esprit collectif.
- Contrairement à ce que l’on peut croire, le président ne décide pas de tout, n’organise pas seul les manifestations, et n’a pas besoin d’être expert en communication. Un bon président est avant tout un chef d’orchestre, capable de mobiliser, déléguer, et coordonner les actions avec le soutien du CA.
Trésorier(e)
- Le trésorier est garant de la tenue et du suivi de la comptabilité. Il assure le règlement des factures, des notes de frais, et gère les documents comptables : factures, fichiers de gestion, bilans annuels et budgets prévisionnels, ainsi que les relevés bancaires. Il est en charge, avec le président, de réaliser le bilan comptable qui sera présenté en Assemblée Générale.
- Il a un accès aux comptes bancaires, sur délégation du président. C’est lui qui va organiser la collecte des adhésions pour nous les transmettre avant le 30 novembre de chaque année. Avant et après chaque événement, il prépare le fond de caisse et compte celle-ci avec une autre personne. Il clôture les comptes au 31/07, prépare le bilan et le budget prévisionnel. Il est également tenu de préparer un compte rendu financier à présenter lors de certain CA.
- Contrairement à certaines idées reçues, il n’est pas nécessaire d’être comptable pour être trésorier : il suffit d’être un minimum à l’aise avec les chiffres. Nous fournissons des modèles de documents pour vous faciliter la gestion, et nous restons disponibles pour toutes questions. Enfin, le trésorier ne décide pas seul des dépenses : toutes sont validées par le conseil d’administration.
Secrétaire
- Le secrétaire est responsable de la gestion administrative de l’association. Il tient les archives, rédige les convocations, procès-verbaux et comptes rendus, et assure les déclarations officielles à la préfecture et à l’APEL du Rhône. Il gère la boîte mail ainsi que la communication interne et externe. Lors des conseils d’administration, il envoie les convocations, organise l’émargement, vérifie le quorum, l’ordre du jour, et veille à l’archivage des comptes rendus. Il est garant de la mémoire de l’association et facilite la passation de poste.
- Contrairement à certaines idées reçues, le secrétaire n’est pas le seul à gérer la boîte mail, qui est souvent partagée entre plusieurs membres du bureau selon un mode de fonctionnement commun. En cas de sujets sensibles, les réponses sont discutées en conseil d’administration.
- Il ne rédige pas tous les dossiers et courriers de l’association : il se charge des documents officiels comme les convocations et procès-verbaux, mais peut être aidé par un secrétaire adjoint ou un autre membre. La rédaction de dossiers spécifiques, comme les demandes d’aides financières, peut être confiée à d’autres personnes (trésorier par exemple).
Vice-président, secrétaire, trésorier…
- Les postes de vice-président, secrétaire adjoint ou encore vice-trésorier ne sont en aucun cas obligatoire, mais peuvent avoir un rôle essentiel de soutien au sein de l’association. Ils accompagnent les titulaires dans leurs missions, peuvent prendre le relais en cas d’absence, et peuvent se voir confier des tâches spécifiques pour alléger la charge de travail.
- Leur présence permet d’assurer la continuité de l’action de l’APEL et de renforcer la dynamique collective. Ces fonctions sont souvent des opportunités pour s’impliquer progressivement dans la gestion associative. En effet, cela peut permettre aussi de se faire une idée des postes au sein du bureau pour éventuellement prendre la relève par la suite, si les personnes le souhaitent.
Boîte à outils – Doc et informations utiles
- Chaque année, L’APEL du Rhône organise une formation (en visio ou en présentiel) pour aider à l’accompagnement des nouveaux membres de bureau dans leur prise de poste. Date et inscription à venir prochainement !
- Pour vous accompagner au mieux dans votre mission et dans la compréhension du fonctionnement des APEL, retrouvez en téléchargement notre guide pratique de l’APEL :
